Home » Статьи » Архив кадровых документов

Архив кадровых документов

Процедура архивирования кадровых документов в организации

Они могут находиться в частной собственности, но их уничтожение запрещено. Хранятся такие документы с соблюдением дополнительных требований, которые устанавливаются в договоре между организацией и специализированным архивным учреждением (ч. 7 ст. 6 ФЗ «Об архивном деле»).

В случае прекращения деятельности организации вся документация, которая еще должна храниться, также передается в архивное учреждение.

Передаем документы кадровой службы в архив

— журналы учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов); — книги (журналы, карточки) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним; — невостребованные личные (трудовые книжки, дипломы, свидетельства и т.п.); — лицевые счета по заработной плате сотрудников либо расчетно-платежные ведомости; — акты о несчастных случаях. Кроме того, архив запрашивает дополнительные документы, например свидетельство о государственной регистрации, устав, учредительный договор и т.д.

Архив кадровых документов

Как правило, оформление в архив предусматривает учет документации в виде единицы хранения, которая представляет собой обособленный или совокупность нескольких взаимосвязанных, помещенных в индивидуальную обложку.

Аудиторско-консалтинговая группа «Гориславцев и К» предлагает комплексные услуги по архивированию кадровых документов: подготовку и комплектование архива документами, архивное хранение и дел, архивирование личных дел и другие операции с кадровой документацией.

Опись и архивирование кадровых документов

Опись и архивирование кадровых документов

Ввиду того, что кадровые документы являются социально значимыми (они служат подтверждением прав работников на социальное обеспечение), при их архивировании особое внимание уделяют:

1. Составление дел необходимо осуществлять в соответствии с номенклатурой компании: включение документов в дела другими способами запрещено.

2. Сразу после подшивки одного документа дело является заведенным.

3.

Оформление обложки должно осуществляться одновременно с включением бумаг в дело.

На обложке необходимо указать: наименование компании и структурного подразделения; номер или индекс дела; заголовок; срок хранения документов.

4. Помещать в дела можно только выполненные и оформленные по всем требованиям по 1 экземпляру.

6.

Проекты, дублетные экземпляры и документы, подлежащие возврату, не должны включаться в дела.

7. Отдельные виды необходимо разделять, а именно: подлинники и копии; бумаги постоянного и временного хранения; планы и отчеты; распорядительные акты; проекты и утвержденные документы.

8.

В деле должна находиться отчетность только одного календарного года. Однако допустимо формирование в период деятельности отдельных личных, переходящих дел и комиссий.

9. Дело не должно превышать 250 листов.

В противном случае необходимо формировать части (тома).

10. Внутри дела важно соблюдать порядок расположения рабочих бумаг (в зависимости от типа их сортируют в алфавитном, хронологическом порядке, по срокам хранения).

Рекомендуем прочесть:  Как отозвать претензию

11.

Приложения должны быть присоединены к соответствующим.

Стоит отметить, что все бумаги (приказы по личному составу, личные карточки сотрудников, личные дела, договорные бумаги и т.д.) имеют свою специфику и тонкости архивирования.

Надежный партнер в сфере хранения документации вне пределов офиса

Опись и архивирование кадровых документов

Ввиду того, что кадровые документы являются социально значимыми (они служат подтверждением прав работников на социальное обеспечение), при их архивировании особое внимание уделяют:

1.

Составление дел необходимо осуществлять в соответствии с номенклатурой компании: включение документов в дела другими способами запрещено.

2. Сразу после подшивки одного дело является заведенным.

3. Оформление обложки должно осуществляться одновременно с включением бумаг в дело.

На обложке необходимо указать: наименование компании и структурного подразделения; номер или индекс дела; заголовок; срок хранения документов.

4. Помещать в дела можно только выполненные и оформленные по всем требованиям по 1 экземпляру.

6.

Проекты, дублетные экземпляры и, подлежащие возврату, не должны включаться в дела.

7. Отдельные виды документов необходимо разделять, а именно: подлинники и копии; бумаги постоянного и временного хранения; планы и отчеты; распорядительные акты; проекты и утвержденные.

8. В деле должна находиться отчетность только одного календарного года.

Однако допустимо формирование в период деятельности отдельных личных, переходящих дел и комиссий.

9.

Дело не должно превышать 250 листов.

Check Also

Как оформить в трудовой книжке запись об образование адвокатского кабинета